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    会计信息化下错账更正方法
    四勘院马正芳
    信息来源:本站原创  ‖  发稿作者:局办公室   ‖  发布时间:2017年7月25日  ‖  查看283次  ‖  

    随着会计信息化的发展,手工操作下的划线更正法已被取消,红字更正法也经会计电算化改造后转变为现有会计系统中常用的负数更正法以及其他三种方法。

    一、根据错账的类型采用负数更正法常出现的几种错误情况。

    1、已经输入、还未审核时发生的凭证错误。凭证处理包括两部分:凭证输入和凭证审核。用户可以直接在计算机上根据已审核无误准备记账的原始凭证编制记账凭证,可以先由人工制单然后集中输入系统。但无论采用哪种方式,录入计算机内的凭证都必须通过系统中的凭证审核,未经审核或审核未通过的凭证存在错误,若是先制单再输入的,应由编制人员重新填制一张正确的记账凭证,然后据此上机利用凭证的编辑输入功能进行修改,可修改的内容包括摘要、科目、金额及方向、增删分录等,否则可直接上机由原用户修改。但有些项目的修改受到限制,如凭证一旦保存,则凭证类别不允许被修改。

    2、已经输入并经审核、但未登账时发生的凭证错误。凭证一经审核就不能被修改和删除,只有被取消审核签字后才能被修改或删除。一般从内部牵制和会计系统安全角度考虑,凭证审核和凭证输入属于不相容职务范畴,因此应由不同的人员负责。一旦发现凭证有问题,必须先由审核人员上机取消审核签章,然后由输人人员更正错误,修改正确后再由审核人员重新在会计系统中进行审核。

    3、记账后发生的凭证错误。按照会计制度的要求,已记账的凭证一般是不允许删除或修改的。确应修改的,经过批准,可用以下更正方法修改:①凭证金额少计,科目和记账方向都正确,采用补充登记法。②凭证金额多计,科目和记账方向都正确,采用负数更正法。即将多计金额填写一张同样会计科目和记账方向的正确凭证,其金额为负数,用以冲销多计金额。③会计科目错误或记账方向错误,采用红字凭证冲销法更正。即填制一张凭证既包括冲销原凭证的所有会计分录,也包括更正后的正确凭证内容,为分清责任和留下审计线索

    考虑,系统对于已登凭证的修改将自动予以记录。会计人员也可利用会计系统中的“反记账”、“取消审核”功能直接修改。最后,由会计主管激活“恢复记账前状态”功能,调用错误凭证,修改正确后再进行“审核凭证”和“记账”功能的操作。

    4、已审核记账并结账时发生的凭证错误。已经结完账才发现录入的凭证出错,此时可以运用会计系统中的“反复核”、“反记账”、“反结账”功能,对记账凭证作不留痕迹的修改。“反复核”又称作“取消复核”,就是将已经复核的会计凭证取消复核标记,以便对其进行修改或增删;“反记账”又称作“倒记账”,就是把一批已经登记到会计账簿的记账凭证当月的发生额从其各自账簿中予以扣除,使各账簿恢复到该批会计凭证登账前各账簿的发生额和余额的状态;“反结账”又称作“倒结账”或“环境恢复”,就是将已复核记账并结转下月的会计账簿恢复到以前月份各会计账簿的发生额和余额的状态。

    二、根据错账的类型还可以采用错账更正方法的三种方法。

    1、负数更正法。负数更正法的适用范围与手工会计环境下的红字更正法适用范围基本相同:第一种情形,本年度在记账以后发现记账凭证中借贷科目错误;第二种情形,本年度在记账以后发现记账凭证中借贷科目正确,但所计金额大于应计金额。更正时,对于第一种情形,需填制一张与原记账凭证科目及方向相同、金额为负数的记账凭证,在摘要栏中注明“冲销某月某日某号凭证错误记录”,同时填制一张正确的记账凭证,在摘要栏中注明“更正某月某日某号凭证错误记录”,并据以录入会计系统内;对于第二种情形,只需填制一张与原记账凭证科目及方向相同、金额为两者差额且为负数的记账凭证,在摘要栏中注明“冲销某月某日某号凭证多计金额”,并据以录入会计系统内。负数更正法不仅能够满足计算机数据处理的要求,而且更容易理解,操作更方便。

    2、编辑更正法。在会计信息化条件下,手工会计环境下的划线更正法无法实施,需用划线更正法更正的错误只能通过记账前的反复编辑、审核(包括制证人员的审核、稽核人员的复核等)来避免,审核未通过的凭证数据一律不得输入系统的凭证数据表。因此可增加一种专门用于会计信息化更正错账的“编辑更正法”,即通过编辑记账凭证数据来实现更正。按会计分期假定,只能编辑当前会计期间的凭证数据,不可编辑已结账会计期间的凭证数据。在记账凭证输入模块,财务软件一般都有严格的控制,如控制输入正确的科目编码、金额要试算平衡等,这可以在一定程度上保证凭证数据的准确性。但是,任何控制都不是万能的,有些错误很难避免,如输入的科目编码串户,借方和贷方金额等量多输或少输,输入错误的日期、凭证类型、凭证编号、摘要、附件张数等,某些数据的重复输入等。因此,难免有一些错误数据输入系统的凭证数据表,这些错误数据只能依靠凭证编辑功才能加以更正。

    3、即时修订法。即时修订法是指在会计信息化凭证录入过程中发现凭证录入错误时所采用的一种现时改正方法。它适用于对事中错误的更正。对于还未保存的凭证,一般可以进行会计分录的删除、会计科目的重新选择、科目金额的重新录入、制单人员的重新注册、会计分录摘要的重新录入、会计凭证的制单日期和凭证附件张数的修改,直至放弃保存该错误凭证等操作。对于已保存但仍未审核(包括出纳签字或主管签字)的会计凭证的修改,也可以参照上述即时修订法对会计分录和金额进行修改,在认为该凭证完全错误并已无存在的

    会必要时,还可以先作废该凭证,然后对已标注“作废”标记的凭证进行直接删除并同时整理凭证号。

    4.逆向操作法。对发现的事后错误从发现时的操作流程开始,逆向操作到能对错误进行即时修订的方法称为逆向操作法。逆向操作法不同于红字更正法和补充登记法,它一般要从后往前逆向操作,直到该错误变为事中错误,能用即时修订法更正为止。逆向操作法不需要填制凭证,它的目的仅仅是使凭证填制人员能够对错误凭证进行修改,并对修改后的凭证重新审核、记账、结账。由于其不需要重新填制凭证,因此可以使会计业务数据与经济业务流程保持一致,从而保证会计信息账面清晰、条理清楚。

                  
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